Todos decimos que tenemos una vida muy complicada. Tenemos mucho trabajo. Muchos frentes abiertos. Muchas cosas que hacer a la vez. Y entre tanta barahúnda nos surge de dentro un deseo: simplificar la vida, tener una vida más sencilla y más fácil. Más organizada y más tranquila. Esto es también un anhelo válido y legítimo en el campo de la administración, de la economía. Si algo se puede hacer de una manera más sencilla y fácil, ¿por qué hacerlo de la manera más complicada?

Todo esto viene a que, de vez en cuando, me encuentro con ecónomos y ecónomas provinciales y generales. Hablamos de la información que solicitan a las diversas administraciones que dependen de sus oficinas. Y, en el caso de los ecónomos provinciales, la información que les piden de sus gobiernos generales. Soy sincero si digo que esos informes solicitados llevan a veces mucho trabajo. Demasiado trabajo. Y no se termina de ver la utilidad de ese cúmulo de datos, que, por ser tantos, es difícil analizarlos y sacar alguna conclusión válida para la mejora de la administración.

A veces también me enseñan el plan de cuentas de una congregación. Son tan complejos, hay tantas cuentas, tantas carpetas donde ordenar las cosas, que se hace muy complicado hacer la contabilidad y ordenar los documentos y la vida.

A la hora de organizar la contabilidad de las comunidades hay que buscar la forma más simple y sencilla. Me pregunta si hace falta una información tan detallada como a veces se intenta. Recuerdo aquel plan de cuentas que proponía cuentas diferentes para los peajes de autopistas, para la gasolina, para los aparcamientos, para las multas y para… ¿No son todo viajes en coche particular? ¿Aporta alguna información útil tanto detalle? Lo que sí da es ciertamente más trabajo. Eso no simplifica la vida sino que la complica.

Lo mismo pasa con esas hojas Excel enormes, grandes como sábanas donde a veces se solicita por parte de los gobiernos generales información detallada de todas y cada una de las actividades de la provincia. En las columnas horizontales las comunidades y actividades. En las verticales casi el detalle por cuentas de los gastos e ingresos, de las cuentas del balance, del número de empleados… ¿Sirve para algo ese acúmulo de datos? Para más inri en esos consolidados se abultan a veces ingresos y gastos porque cuenta como ingresos en la provincia lo que las comunidades aportan a la provincia y la misma cantidad se anota como gasto en la línea de cada comunidad.

Digo yo que deberíamos repasar ese tipo de informes que se solicitan con dos objetivos: recabar la información suficiente para hacerse una idea clara de la vida económica de las comunidades y actividades (¿no será suficiente un balance y una cuenta de resultados como en las empresas?) y al mismo tiempo no complicar demasiado la vida de los administradores que ya suele estar recargada de demasiadas ocupaciones. No vaya a ser que, dedicados a rellenar tantos informes y formularios “inútiles” siempre con mucha urgencia, se nos olvide lo importante: administrar los bienes disponibles al servicio de la misión.