Como saben mis lectores, escribo desde España. Estamos en verano. Es un tiempo un poco más relajado. Bajan las urgencias y el mismo calor hace que la actividad se ralentice un poco. Es un tiempo oportunísimo para poner un poco de limpieza y orden en los archivos. Sí, ya sé que el tema no es muy atractivo. Es incluso aburrido. Y sin embargo, mantener bien los archivos es condición indispensable para hacer una buena administración. Limpieza y orden debería ser el lema de nuestro trabajo como administradores.

Donde reina el desorden en los papeles es difícil que reine el orden en la cabeza. No se fíen de esos que dicen que ellos tienen su orden mientras que su mesa es un batiburrillo de papeles, carpetas y documentos varios amontonados. Seamos realistas: el orden en la mesa y en los archivos no es más que un test proyectivo del orden de nuestra cabeza. Para ser eficaces, necesitamos limpieza y orden.

Hay una primera razón que nos debería mover al orden. Es que los administradores son custodios de diversos registros que son fundamentales. Sin ir más lejos de las escrituras y títulos que establecen la propiedad de los bienes del instituto. El canon 1284 §1 al enumerar los deberes del administrador de los bienes eclesiásticos establece que debe “ordenar debidamente y guardar en un archivo conveniente y apto los documentos e instrumentos en los que se fundan los derechos de la Iglesia o del instituto sobre los bienes; y, donde pueda hacerse fácilmente, depositar copias auténticas de los mismos en el archivo de la curia.” Ya solo esto debería poner en alerta a muchos administradores.

Pero hay más. También están los contratos con los empleados, los contratos de mantenimiento, los contratos con proveedores y muchos más papeles y documentos que inundan la mesa del administrador y que éste tiene que guardar con cuidado. Y algunos de ellos con un cierto deber de secreto y confidencialidad. No son documentos para que estén al aire.

Más todavía. Hay que buscar un método de archivo que esté caracterizado por la sencillez y la accesibilidad. El administrador, a la hora de archivar no debe pensar en su ordene, el que a él le gusta, el que él entiende sino en un orden que la persona que llegue a sustituirle lo pueda entender y comprender a la primera. Un orden sencillo y fácilmente comprensible. No puede haber tantas carpetas como documentos pero tampoco puede haber una sola carpeta. En ambos casos tendríamos un orden caótico. Y, por supuesto, en el caso de los documentos de la contabilidad, estos deben tener un número de orden que se corresponda con el número de orden que figura en la misma contabilidad. Lo contrario es el caos. Sencillez y accesibilidad. Limpieza y orden.

En el mundo informático de hoy en día, todo esto significa también copias de seguridad y contraseñas que protejan la información.

Para que el día que haga falta buscar un documento no se pierdan horas y horas y se llegue a la desesperación, como le ha pasado a más de uno.

Termino dejando el texto de una conferencia que di hace unos años en unas jornadas de ecónomos de Confer precisamente sobre este tema del archivo. Quizá a alguno de mis lectores le pueda ayudar o sugerir cómo mejorar su archivo. Cómo hacerlo más sencillo y accesible. Cómo tener mayor limpieza y orden. Cuidar el archivo puede ser aburrido, pero es asunto clave para una buena administración.